Komplex Információbiztonsági Rendszer szállítójaFolyamat menedzsment alapok
Az anyagot összeállította a HOPET Kft. 2007. júliusában.
Jelen oldalon összefoglaljuk a folyamat menedzsment alapfogalmait és alapismereteit. Mindezek ismerete szükséges ahhoz, hogy egy szervezet eredményesen tudja kialakítani, majd később üzemeltetni folyamat menedzsment rendszerét.
Az itt leírtak a folyamat menedzsment terület általános ismeretein, valamint az IDS-Scheer ARIS (ARchitecture of Integrated Information Systems) módszertanán alapulnak.
- A FOLYAMAT DEFINÍCIÓJA Egy szervezet folyamat-rendszerének a kialakításánál figyelembe kell vennünk, hogy nem létezik egy abszolút, minden tekintetben helytálló folyamat definíció. A folyamat kifejezés tartalmát akkor közelítjük meg a legjobban, ha több – különböző szempontokból történő - meghatározást is elfogadunk, és tartalmukat ötvözzük. A legáltalánosabban elfogadott folyamat definíciók a következők:
- A FOLYAMATOK ALKOTÓELEMEI A folyamatoknak az alábbiak lehetnek alkotóelemei:
- Input (lehet adat vagy kiváltó esemény)
- Output
- Tevékenység
- Szervezeti egység
- Bizonylatok
- Adatok (adatbázisok)
- Kapcsolódási pontok (logikai kapcsolatok)
- A FOLYAMATOK KIEMELT TELJESÍTMÉNYMUTATÓI
- Idő
- Átfutási idő pl.
- a beérkezéstől a vevő igényének a kielégítéséig eltelt idő
- a koncepciótól az első áru eladásáig eltelt idő
- Állásidő, várakozási idő
- Gyakoriság
- Minőség
- Hibaszázalék
- Vevői/belső reklamációk száma
- Tervezett és tény adatok összehasonlítása
- Költség
- Felhasznált erőforrások
- Kapacitás ráfordítások, kihasználások
- Vevői elégedettség
- Munkatársi elégedettség
- FOLYAMAT KATEGÓRIÁK
- Vezetési/irányítási folyamatok („competitive intelligence”) azok a folyamatok, amelyek a többi folyamatnak szabnak irányt, pl. stratégiai tervezés, stratégiai kontrolling, irányítási rendszerek,
- Alap/fő folyamatok amelyek inputokból outputokat (értéket) termelnek a külső ügyfelek számára, pl. fejlesztés, marketing, termelés (üzemelés), értékesítés, változás kezelés, logisztika,
- Támogató folyamatok (vállalati tervezés és üzemeltetés) amelyek egy- vagy több más folyamatot támogatnak általában indirekt output szolgáltatásával, pl. pénzügy, operatív kontrolling, technológiai fejlesztés, HR, beszerzés, IT támogatás, mérés-elemzés,
- FOLYAMATOK HIERARCHIÁJA
- Üzleti folyamat szint
- Főfolyamat szint
- Részfolyamat szint
- Tevékenység szint
- Műveleti szint
- A FOLYAMAT MENEDZSMENT DEFINÍCIÓJA
- az üzleti stratégiában történt változás azonnali leképzését a működési folyamatokra,
- a folyamatok átalakításával elérni kívánt célkitűzések teljesülését a folyamatok teljesítményének a folyamatos mérésével, elemzésével,
- a folyamatok fejlesztését célzó akciók gyors meghatározását és megvalósítását.
- a vállalat folyamatainak átvilágítása és elemzése (folyamat-hierarchia felvétele/elkészítése, a folyamat elemzések elvégzése, a költség- és teljesítmény összefüggések, benchmarking),
- folyamat célkitűzések és teljesítmény mutatók megfogalmazása és a mérhetőségek kidolgozása
- a folyamatokhoz kapcsolódóan
- a szervezet,
- a felelősségek és
- a hatáskörök egyértelművé tétele,
- a folyamat szabályozás/ösztönzés, azaz a folyamat-kontrolling (ellenőrzés) bevezetése.
- Folyamat szponzor A szervezetben magas pozíciót tölt be, egy személyben egyesíti s hagyományos szervezeti és a folyamat megközelítést. A formális hierarchiában elfoglalt szerepe, hatalma révén hangsúlyt ad a folyamat orientált irányításnak.
- Folyamat felelős Felel a folyamat teljesítményéért, horizontális koordinációs szerepet tölt be a folyamatok mentén, mely főleg a részfolyamatok kapcsolódási pontjaira fókuszál. Alakítja, fejleszti a folyamatot, meghatározza a folyamat kisebb szakaszait, a szakaszok végrehajtóit. Célokat kap, ezeket lebontja, a célok eléréséhez erőforrásokat kap és rendel.
- Szervezeti egység vezető Kiszolgálja a folyamatot, elvégzi a folyamat felelős által rá szabott feladatokat. Teljesíti a folyamat felelős által defíniált célokat, teljesítményét a célok, mutatók elérésén keresztül mérik.
- Elllátatlan (0) Jellemzői:
- Informálisan végzett (1)
- Alapvető munkafeladatok ellátása,
- Munkafolyamatok nincsenek dokumentálva
- Dokumentált (2) Jellemzői:
- A folyamatok ismertek
- A felelősségek egyértelműek
- A tevékenység a folyamatok szerint folyik
- Optimalizált (3) Jellemzői:
- Célokat teljesítő folyamatok kialakítása
- Folyamatok dokumentálva vannak
- A definiált folyamatok végrehajtása
- Mennyiségileg ellenőrzött (4) Jellemzői:
- A célok teljesülésének a mérése megvalósul
- A célok időszerűségének időszakos felülvizsgálata
- A teljesítmény objektív menedzselése
- Folyamatosan javuló (5) Jellemzői:
- A célok értékeinek javítása
- Ösztönzési rendszerbe illesztés
- Folyamat alapú irányítás és akció finanszírozás
- A FOLYAMAT MENEDZSMENT RENDSZER INFORMATIKAI TÁMOGATÁSA
- Folyamatok modellezése és tervezése,
- Folyamatok optimalizálása, szimulációk futtatása
- Folyamatok „működtetése"
- Folyamatrács (MS Excel)
- Tevékenységlánc (MS Word, MS PowerPoint)
- Folyamat térkép (MS Visio)
- Klasszikus folyamat ábra (ARIS)
- Kapacitás igény a folyamatban résztvevő egységek szerinti bontásban, emberévekben kifejezve,
- Gyenge pontok,
- Volumen, a folyamat lefutásának számossága egy időszak (pl. év) alatt,
- Gyakoriság, a folyamat lefutásának a gyakorisága egy időszak (pl. év) alatt,
- Átfutási idő, a folyamat első lépésétől az utolsóig,
- A folyamatot befolyásoló egyéb tényezők, pl. törvényi szabályozás, piaci helyzet megváltoztatásának a kockázata.
- AZ ARIS MÓDSZERTAN
- értéklánc
- funkciófa
- EPC (Event driven ProCess)
- szervezeti diagram,
- és több száz beépített modell….
- ARIS Business Architect
- ARIS Business Designer
- ARIS Business Publisher
- ARIS Toolset
- ARIS Easy Design
- ARIS Web Publisher
- ARIS IT Architect
- ARIS Defence Solution
- ARIS Quality Management Scout
- Kliens – szerver alkalmazás
- Windows-os környezet
- Támogatja a többnyelvű megjelenítést
- Wizard-ok segítik a munkát
- Integrált rendszer koncepció
- ARIS Repository (központi adatbázis
- Modularitás
- Nyílt rendszer
- Külső programok csatolása (pl. Exel, Word)
- WEB integráció (Intranet)
- Az egyes funkciókat különböző nézetekből érhetjük el
- FOLYAMATOK OPTIMALIZÁLÁSA Lépései:
- Folyamat modellezése
- Optimalizálási cél meghatározása (költség, idő, minőség)
- Optimalizáláshoz szükséges folyamat teljesítmény mutatóinak összegyűjtése
- Folyamatok elemzése, szimulációk futtatása (optimalizálása)
- Folyamatok módosítása, szabályozása
- IDS-Scheer ARIS
- Micrografx
- FOLYAMATOK „MŰKÖDTETÉSE”
- strukturált (megfelelő mélységben leírható és általában mindig azonos lefutású) folyamatokat (pl. számla feldolgozás)
- nem, vagy rosszul strukturált folyamatokat (pl. K+F tevékenység)
- strukturált folyamatok esetében Workflow (munkafolyamat vezérlő) eszközök,
- nem, vagy rosszul strukturált folyamatok esetében Groupware (csoportmunka támogató) eszközök,
- mindkettőnél: vállalati levelező rendszerek, dokumentum kezelő rendszerek.
- Produktív workflow
- Kulcs üzleti alkalmazások automatizálását támogató rendszerek
- Tipikus szoftver megoldások: IBM MQSeries, FileNet, Oracle Workflow, Staffware, SAP Business Workflow
- Ad-hoc workflow
- Nem, vagy rosszul strukturált feladatok átadását, nyomon követését támogató rendszerek
- Tipikus szoftver megoldások: Ultimus, SERprocess
- Adminisztratív workflow
- Űrlapokhoz kapcsolható adminisztratív munkafolyamatok automatizálását támogató (desktop) szoftver megoldások
- Tipikus szoftver megoldások: Staffware, SERprocess, Ultimus
- Kollaboratív workflow
- Több fél együttműködését igénylő, nem tranzakció orientált folyamatok automatizálását támogató eszközök: közel a Groupware kategóriához
- Tipikus szoftver megoldások: Lotus Notes Domino, Novell GroupWise.
- Csoportmunkát támogató IT eszközök
- Kevésbé, vagy rosszul strukturált folyamatok esetén(pl. tanácsadás)
- Speciális IT munkakörnyezet kialakítását jelenti, ahol
- a kommunikációs eszközök
- e-mail,
- közös naptár használat,
- mailaing list, discussion group,
- telekonferencia, web konferencia,
- osztott tudásbázisok
- speciális osztott adatbázisok (pl. címtárak, kutatási adatbázisok),
- Internet/Intranet,
- dokumentum kezelő rendszerek.
- Elektronikus levelező rendszer
- Irodai alkalmazások (fax, szöveg szerkesztők stb.)
- Hálózati infrastruktúra
- Szkenner
- OCR (karakter felismerő szoftver)
- Dokumentum konverziós eszközök
- Adatbázis kezelő rendszer
- Dokumentum indexelő rendszer
- Intranet/Internet honlap
- Verziókövető rendszer komponens
- Jogosultsági és biztonsági rendszer elem
- Workflow komponens
- Text search motor
- Archiváló rendszer komponens
- Nagy teljesítményű nyomtató
- FOLYAMATOK TELJESÍTMÉNY MÉRÉSE – ARIS PPM (PROCESS PERFORMANCE MANAGER)
- Folyamat hierarchia
- Főfolyamatok
- Folyamatok
- Tevékenységek
- Mutatók
- Idő
- Mennyiség
- Minőség
- Dimenziók
- Idő
- Régió
- Ügyfél
- Szervezeti egység
„A folyamat egy struktúrált, mérhető tevékenységsor, amelynek célja egy speciális termék (vagy szolgáltatás) előállítása adott fogyasztó vagy piac számára”
„A folyamat a munkatevékenységek speciális sorrendje, kezdő és végponttal, világosan meghatározott bemenetekkel és kimenetekkel, idő és térbeli tényezőket figyelembe véve, azaz: a működés struktúrája.”
„A folyamatnak van költség- és idővonzata, az eredményének van minősége, és kapcsolódik hozzá fogyasztói megelégedettség.”
Az ARIS megfogalmazása alapján:
„a folyamat: egy- vagy több tevékenység, amely értéket növel úgy, hogy egy bemenet készletet átalakít a kimenetek készletévé (javakká vagy szolgáltatásokká) egy más személy (a vevő illetve felhasználó) számára, emberek, módszerek és eszközök kombinációjával.”
A folyamatok kiemelt teljesítmény mutatói (Key Performance Indicators, KPI) lehetnek közvetlenül mérhető – kvantitatív- , vagy közvetlenül nem mérhető – kvalitatív - mutatók.
Kvantitatív mutatókA tevékenységi és a műveleti szinteket munkafolyamat (workflow) szinteknek is nevezzük.
A folyamat menedzsment a vállalati működés javításának eszköze a folyamatok tudatos irányítása révén. Egy olyan irányítási rendszer, amely biztosítja:
A folyamat menedzsment a jellemzően funkciók vagy szakterületei feladatok mentén kialakított feladat megosztást és felelősségi rendszert kiegészítve a folyamatokat is kontroll alá vonja, és módszertant biztosít a folyamatos teljesítmény növekedés eléréséhez. Ha a vállalati irányítási rendszerek kiegészülnek a folyamat menedzsment rendszerek eszközkészleteivel, akkor ezek elősegítik, hogy a napi operatív működés egyre gördülékenyebben, egyre kevesebb hibával, egyre hatékonyabban valósuljon meg.
A "hagyományos" szervezeti formák hiánya
A folyamat menedzsment elengedhetetlen feltétele egy jól definiált, minden vállalati terület által ismert és érvényesnek elfogadott folyamat modell!
A folyamat menedzsment (leggyakrabban használt) eszközeiAz MS Word és az MS PowerPoint folyamatábra szimbólumai
Az MS Word és az MS PowerPoint folyamatábra szinbólumai
Az MS Visio folyamat ábrái
Az MS Visio üzleti folyamat ábrái
Amit a folyamat modellekhez hozzá kell még rendelni
Az ARIS egy általános módszertan a vállalatok működésének egységes modellezésére, leírására és dokumentálására. A módszertan szülőatyja Prof. A-W. Scheer. Az ARIS módszertan lényege egységes objektumok és modellek használata egy egységes keretrendszeren belül.
Az egységes keretrendszer – az ARIS-ház
Az Aris ház
Egységes objektumok:
Az Aris objektumok
Egységes modellek:
-
o Explorer/Intéző nézet
o Modellezési nézet
o Attributum nézet
A folyamatok strukturáltsága alapján megkülönböztetünk
Groupware (kollaboratív workflow) eszközök jellemzői
A workflow és a dokumentum kezelő rendszerek közötti határvonal egyre inkább elmosódik. A dokumentum kezelő rendszerek elemei:
A PPM szoftver alapfogalmai:
