HOPET Informatika

Név:
Jelszó:

2020. november 28. szombat, Stefánia

„Informatika az üzlet szolgálatában!”


Folyamat menedzsment alapok

Az anyagot összeállította a HOPET Kft. 2007. júliusában.

Folyamatok javítása

Jelen oldalon összefoglaljuk a folyamat menedzsment alapfogalmait és alapismereteit. Mindezek ismerete szükséges ahhoz, hogy egy szervezet eredményesen tudja kialakítani, majd később üzemeltetni folyamat menedzsment rendszerét.
Az itt leírtak a folyamat menedzsment terület általános ismeretein, valamint az IDS-Scheer ARIS (ARchitecture of Integrated Information Systems) módszertanán alapulnak.

  1. A FOLYAMAT DEFINÍCIÓJA
  2. Egy szervezet folyamat-rendszerének a kialakításánál figyelembe kell vennünk, hogy nem létezik egy abszolút, minden tekintetben helytálló folyamat definíció. A folyamat kifejezés tartalmát akkor közelítjük meg a legjobban, ha több – különböző szempontokból történő - meghatározást is elfogadunk, és tartalmukat ötvözzük. A legáltalánosabban elfogadott folyamat definíciók a következők:

    „A folyamat egy struktúrált, mérhető tevékenységsor, amelynek célja egy speciális termék (vagy szolgáltatás) előállítása adott fogyasztó vagy piac számára”

    „A folyamat a munkatevékenységek speciális sorrendje, kezdő és végponttal, világosan meghatározott bemenetekkel és kimenetekkel, idő és térbeli tényezőket figyelembe véve, azaz: a működés struktúrája.”

    „A folyamatnak van költség- és idővonzata, az eredményének van minősége, és kapcsolódik hozzá fogyasztói megelégedettség.

    Az ARIS megfogalmazása alapján:
    „a folyamat: egy- vagy több tevékenység, amely értéket növel úgy, hogy egy bemenet készletet átalakít a kimenetek készletévé (javakká vagy szolgáltatásokká) egy más személy (a vevő illetve felhasználó) számára, emberek, módszerek és eszközök kombinációjával.”

  3. A FOLYAMATOK ALKOTÓELEMEI
  4. A folyamatoknak az alábbiak lehetnek alkotóelemei:
    • Input (lehet adat vagy kiváltó esemény)
    • Output
    • Tevékenység
    • Szervezeti egység
    • Bizonylatok
    • Adatok (adatbázisok)
    • Kapcsolódási pontok (logikai kapcsolatok)
  5. A FOLYAMATOK KIEMELT TELJESÍTMÉNYMUTATÓI
  6. A folyamatok kiemelt teljesítmény mutatói (Key Performance Indicators, KPI) lehetnek közvetlenül mérhető – kvantitatív- , vagy közvetlenül nem mérhető – kvalitatív - mutatók.

    Kvantitatív mutatók
    • Idő
      • Átfutási idő pl.
        • a beérkezéstől a vevő igényének a kielégítéséig eltelt idő
        • a koncepciótól az első áru eladásáig eltelt idő
      • Állásidő, várakozási idő
      • Gyakoriság
    • Minőség
      • Hibaszázalék
      • Vevői/belső reklamációk száma
      • Tervezett és tény adatok összehasonlítása
    • Költség
      • Felhasznált erőforrások
      • Kapacitás ráfordítások, kihasználások
    Kvalitatív mutatók
    • Vevői elégedettség
    • Munkatársi elégedettség
  7. FOLYAMAT KATEGÓRIÁK
    • Vezetési/irányítási folyamatok („competitive intelligence”)
    • azok a folyamatok, amelyek a többi folyamatnak szabnak irányt, pl. stratégiai tervezés, stratégiai kontrolling, irányítási rendszerek,
    • Alap/fő folyamatok
    • amelyek inputokból outputokat (értéket) termelnek a külső ügyfelek számára, pl. fejlesztés, marketing, termelés (üzemelés), értékesítés, változás kezelés, logisztika,
    • Támogató folyamatok (vállalati tervezés és üzemeltetés)
    • amelyek egy- vagy több más folyamatot támogatnak általában indirekt output szolgáltatásával, pl. pénzügy, operatív kontrolling, technológiai fejlesztés, HR, beszerzés, IT támogatás, mérés-elemzés,

  8. FOLYAMATOK HIERARCHIÁJA
    • Üzleti folyamat szint
    • Főfolyamat szint
    • Részfolyamat szint
    • Tevékenység szint
    • Műveleti szint

    A tevékenységi és a műveleti szinteket munkafolyamat (workflow) szinteknek is nevezzük.


  9. A FOLYAMAT MENEDZSMENT DEFINÍCIÓJA
  10. A folyamat menedzsment a vállalati működés javításának eszköze a folyamatok tudatos irányítása révén. Egy olyan irányítási rendszer, amely biztosítja:

    • az üzleti stratégiában történt változás azonnali leképzését a működési folyamatokra,
    • a folyamatok átalakításával elérni kívánt célkitűzések teljesülését a folyamatok teljesítményének a folyamatos mérésével, elemzésével,
    • a folyamatok fejlesztését célzó akciók gyors meghatározását és megvalósítását.

    A folyamat menedzsment a jellemzően funkciók vagy szakterületei feladatok mentén kialakított feladat megosztást és felelősségi rendszert kiegészítve a folyamatokat is kontroll alá vonja, és módszertant biztosít a folyamatos teljesítmény növekedés eléréséhez. Ha a vállalati irányítási rendszerek kiegészülnek a folyamat menedzsment rendszerek eszközkészleteivel, akkor ezek elősegítik, hogy a napi operatív működés egyre gördülékenyebben, egyre kevesebb hibával, egyre hatékonyabban valósuljon meg.

    Szervezeti formák

    A "hagyományos" szervezeti formák hiánya


    A folyamat menedzsment elengedhetetlen feltétele egy jól definiált, minden vállalati terület által ismert és érvényesnek elfogadott folyamat modell!

    A folyamat menedzsment (leggyakrabban használt) eszközei
    • a vállalat folyamatainak átvilágítása és elemzése (folyamat-hierarchia felvétele/elkészítése, a folyamat elemzések elvégzése, a költség- és teljesítmény összefüggések, benchmarking),
    • folyamat célkitűzések és teljesítmény mutatók megfogalmazása és a mérhetőségek kidolgozása
    • a folyamatokhoz kapcsolódóan
      • a szervezet,
      • a felelősségek és
      • a hatáskörök
      • egyértelművé tétele,
    • a folyamat szabályozás/ösztönzés, azaz a folyamat-kontrolling (ellenőrzés) bevezetése.
    Szereplők a folyamat menedzsment rendszerben
    • Folyamat szponzor
    • A szervezetben magas pozíciót tölt be, egy személyben egyesíti s hagyományos szervezeti és a folyamat megközelítést. A formális hierarchiában elfoglalt szerepe, hatalma révén hangsúlyt ad a folyamat orientált irányításnak.
    • Folyamat felelős
    • Felel a folyamat teljesítményéért, horizontális koordinációs szerepet tölt be a folyamatok mentén, mely főleg a részfolyamatok kapcsolódási pontjaira fókuszál. Alakítja, fejleszti a folyamatot, meghatározza a folyamat kisebb szakaszait, a szakaszok végrehajtóit. Célokat kap, ezeket lebontja, a célok eléréséhez erőforrásokat kap és rendel.
    • Szervezeti egység vezető
    • Kiszolgálja a folyamatot, elvégzi a folyamat felelős által rá szabott feladatokat. Teljesíti a folyamat felelős által defíniált célokat, teljesítményét a célok, mutatók elérésén keresztül mérik.
    A folyamat menedzsment érettségi szintjei
    • Elllátatlan (0)
    • Jellemzői:
      • Informálisan végzett (1)
      • Alapvető munkafeladatok ellátása,
      • Munkafolyamatok nincsenek dokumentálva
    • Dokumentált (2)
    • Jellemzői:
      • A folyamatok ismertek
      • A felelősségek egyértelműek
      • A tevékenység a folyamatok szerint folyik
    • Optimalizált (3)
    • Jellemzői:
      • Célokat teljesítő folyamatok kialakítása
      • Folyamatok dokumentálva vannak
      • A definiált folyamatok végrehajtása
    • Mennyiségileg ellenőrzött (4)
    • Jellemzői:
      • A célok teljesülésének a mérése megvalósul
      • A célok időszerűségének időszakos felülvizsgálata
      • A teljesítmény objektív menedzselése
    • Folyamatosan javuló (5)
    • Jellemzői:
      • A célok értékeinek javítása
      • Ösztönzési rendszerbe illesztés
      • Folyamat alapú irányítás és akció finanszírozás
  11. A FOLYAMAT MENEDZSMENT RENDSZER INFORMATIKAI TÁMOGATÁSA
    • Folyamatok modellezése és tervezése,
    • Folyamatok optimalizálása, szimulációk futtatása
    • Folyamatok „működtetése"
    A folyamat modellezés eszközei és formái Táblázatos formában:
    • Folyamatrács (MS Excel)
    Grafikusan:
    • Tevékenységlánc (MS Word, MS PowerPoint)
    • Folyamat térkép (MS Visio)
    • Klasszikus folyamat ábra (ARIS)

    Az MS Word és az MS PowerPoint folyamatábra szimbólumai Folyamat kontroll szimbólumok - Word - PP

    Az MS Word és az MS PowerPoint folyamatábra szinbólumai


    Az MS Visio folyamat ábrái Folyamat kontroll szimbólumok - Visio

    Az MS Visio üzleti folyamat ábrái


    Amit a folyamat modellekhez hozzá kell még rendelni
    • Kapacitás igény a folyamatban résztvevő egységek szerinti bontásban, emberévekben kifejezve,
    • Gyenge pontok,
    • Volumen, a folyamat lefutásának számossága egy időszak (pl. év) alatt,
    • Gyakoriság, a folyamat lefutásának a gyakorisága egy időszak (pl. év) alatt,
    • Átfutási idő, a folyamat első lépésétől az utolsóig,
    • A folyamatot befolyásoló egyéb tényezők, pl. törvényi szabályozás, piaci helyzet megváltoztatásának a kockázata.
  12. AZ ARIS MÓDSZERTAN
  13. Az ARIS egy általános módszertan a vállalatok működésének egységes modellezésére, leírására és dokumentálására. A módszertan szülőatyja Prof. A-W. Scheer. Az ARIS módszertan lényege egységes objektumok és modellek használata egy egységes keretrendszeren belül.

    Az egységes keretrendszer – az ARIS-ház
    ARIS ház

    Az Aris ház


    Egységes objektumok: Objektumok

    Az Aris objektumok


    Egységes modellek:
    • értéklánc
    • funkciófa
    • EPC (Event driven ProCess)
    • szervezeti diagram,
    • és több száz beépített modell….
    Az ARIS termékcsalád néhány eleme
    • ARIS Business Architect
    • ARIS Business Designer
    • ARIS Business Publisher
    • ARIS Toolset
    • ARIS Easy Design
    • ARIS Web Publisher
    • ARIS IT Architect
    • ARIS Defence Solution
    • ARIS Quality Management Scout
    Az ARIS Toolset tulajdonságai
    • Kliens – szerver alkalmazás
    • Windows-os környezet
    • Támogatja a többnyelvű megjelenítést
    • Wizard-ok segítik a munkát
    • Integrált rendszer koncepció
      • ARIS Repository (központi adatbázis
      • Modularitás
    • Nyílt rendszer
      • Külső programok csatolása (pl. Exel, Word)
      • WEB integráció (Intranet)
    • Az egyes funkciókat különböző nézetekből érhetjük el
      • o Explorer/Intéző nézet o Modellezési nézet o Attributum nézet
  14. FOLYAMATOK OPTIMALIZÁLÁSA
  15. Lépései:
    • Folyamat modellezése
    • Optimalizálási cél meghatározása (költség, idő, minőség)
    • Optimalizáláshoz szükséges folyamat teljesítmény mutatóinak összegyűjtése
    • Folyamatok elemzése, szimulációk futtatása (optimalizálása)
    • Folyamatok módosítása, szabályozása
    Szimulációs eszközök
    • IDS-Scheer ARIS
    • Micrografx
  16. FOLYAMATOK „MŰKÖDTETÉSE”
  17. A folyamatok strukturáltsága alapján megkülönböztetünk

    • strukturált (megfelelő mélységben leírható és általában mindig azonos lefutású) folyamatokat (pl. számla feldolgozás)
    • nem, vagy rosszul strukturált folyamatokat (pl. K+F tevékenység)
    Támogató eszközök, technológiák
    • strukturált folyamatok esetében Workflow (munkafolyamat vezérlő) eszközök,
    • nem, vagy rosszul strukturált folyamatok esetében Groupware (csoportmunka támogató) eszközök,
    • mindkettőnél: vállalati levelező rendszerek, dokumentum kezelő rendszerek.
    Workflow rendszer kategóriák
    • Produktív workflow
      • Kulcs üzleti alkalmazások automatizálását támogató rendszerek
      • Tipikus szoftver megoldások: IBM MQSeries, FileNet, Oracle Workflow, Staffware, SAP Business Workflow
    • Ad-hoc workflow
      • Nem, vagy rosszul strukturált feladatok átadását, nyomon követését támogató rendszerek
      • Tipikus szoftver megoldások: Ultimus, SERprocess
    • Adminisztratív workflow
      • Űrlapokhoz kapcsolható adminisztratív munkafolyamatok automatizálását támogató (desktop) szoftver megoldások
      • Tipikus szoftver megoldások: Staffware, SERprocess, Ultimus
    • Kollaboratív workflow
      • Több fél együttműködését igénylő, nem tranzakció orientált folyamatok automatizálását támogató eszközök: közel a Groupware kategóriához
      • Tipikus szoftver megoldások: Lotus Notes Domino, Novell GroupWise.

    Groupware (kollaboratív workflow) eszközök jellemzői
    • Csoportmunkát támogató IT eszközök
    • Kevésbé, vagy rosszul strukturált folyamatok esetén(pl. tanácsadás)
    • Speciális IT munkakörnyezet kialakítását jelenti, ahol
      • a kommunikációs eszközök
        • e-mail,
        • közös naptár használat,
        • mailaing list, discussion group,
        • telekonferencia, web konferencia,
      • osztott tudásbázisok
        • speciális osztott adatbázisok (pl. címtárak, kutatási adatbázisok),
        • Internet/Intranet,
        • dokumentum kezelő rendszerek.
    Dokumentum kezelő rendszerek

    A workflow és a dokumentum kezelő rendszerek közötti határvonal egyre inkább elmosódik. A dokumentum kezelő rendszerek elemei:

    • Elektronikus levelező rendszer
    • Irodai alkalmazások (fax, szöveg szerkesztők stb.)
    • Hálózati infrastruktúra
    • Szkenner
    • OCR (karakter felismerő szoftver)
    • Dokumentum konverziós eszközök
    • Adatbázis kezelő rendszer
    • Dokumentum indexelő rendszer
    • Intranet/Internet honlap
    • Verziókövető rendszer komponens
    • Jogosultsági és biztonsági rendszer elem
    • Workflow komponens
    • Text search motor
    • Archiváló rendszer komponens
    • Nagy teljesítményű nyomtató
  18. FOLYAMATOK TELJESÍTMÉNY MÉRÉSE – ARIS PPM (PROCESS PERFORMANCE MANAGER)
  19. A PPM szoftver alapfogalmai:

    • Folyamat hierarchia
      • Főfolyamatok
      • Folyamatok
      • Tevékenységek
    • Mutatók
      • Idő
      • Mennyiség
      • Minőség
    • Dimenziók
      • Idő
      • Régió
      • Ügyfél
      • Szervezeti egység

Qualys PCI Reseller xhtml logo css logo
| Last modified: 2009. 06. 10.
Adatvédelem | Használati feltételek